El proceso administrativo

Autor: María de Lourdes Sánchez Lezama

Desde principios del siglo pasado, numerosos estudiosos y gerentes han estudiado y encontrado, que una clara organización facilita el análisis de una administración. Por lo tanto al estudiar la administración es necesario que se estudie y se desglose el proceso administrativo, que son las funciones y responsabilidades que cualquier director o gerente de empresas grandes, pequeñas, lucrativas, no lucrativas, y de cualquier sector al que pertenezcan deben tener.

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para hacer hincapié en el hecho de que todos los administradores, sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean.

De acuerdo a Koontz, Weihrich & Cannice (2012) una empresa bien organizada, no existe en un vacío, más bien depende de su ambiente externo; es parte de sistemas más grandes, como la industria a la que pertenece, el sistema económico y la sociedad. Así, la organización recibe insumos, los transforma y exporta los resultados al ambiente. No obstante, este modelo sencillo necesita extenderse y desarrollarse para indicar cómo los diversos insumos se transforman a través del proceso administrativo o de las funciones gerenciales de planear, organizar, integración de personal, dirigir y controlar (Ver figura 1).

La primera etapa del proceso administrativo es la Planeación, que consiste en seleccionar proyectos y objetivos, así como las acciones para lograrlos, lo cual requiere de tomar decisiones, es decir, elegir una acción entre varias alternativas (Koontz, et, al. 2012:106). Al diseñar un ambiente para el desempeño efectivo y funcional de los individuos que trabajan en grupo, la tarea principal de un administrador es asegurarse de que todos comprendan el proyecto a realizar y los objetivos del grupo, así como los métodos para alcanzarlos. Si el esfuerzo del grupo se enfoca en ser efectivo, las personas deben saber lo que se espera de ellos. La función de planeación, es la más básica de todas las funciones gerenciales.

La segunda etapa, la organización donde se considera la estructura de la organizacional, sus funciones, el sistema de comunicación, así como las líneas de autoridad y de responsabilidad.

La tercera etapa del proceso administrativo es la Integración de Personal, esta es la función gerencial que se define como cubrir y mantener cubiertas las posiciones en la estructura de la organización. Esto se hace posible, al identificar las necesidades de la fuerza de trabajo, ubicar los talentos disponibles y reclutar, seleccionar, colocar, promover, evaluar, planear carreras, compensar y capacitar o de otra forma desarrollar candidatos y ocupantes actuales de los puestos para que puedan cumplir con sus tareas con efectividad y eficiencia (Koontz, et, al. 2012: 308). Es importante reconocer que la Integración del Personal, es una función crucial de los gerentes, la cual puede determinar el éxito o fracaso de una institución. El capital humano es el activo más importante que una organización puede tener, ya que las personas pueden aprender como organización, y generar un conocimiento, y logar ser una organización inteligente.

Figura 1. El proceso administrativo

La cuarta etapa del proceso administrativo en el enfoque de sistemas es la Dirección, la cual es una función gerencial o directiva en la cual si los gerentes no saben cómo dirigir a las personas o comprender los factores humanos de sus procedimientos no lograran que se produzcan los resultados deseados. Dirigir se define como el proceso de influir en las personas para que contribuyan a las metas organizacionales y de grupo (Koontz, et, al. 2008: 412). La dirección se centra en las ciencias del comportamiento, como son los factores motivacionales, el liderazgo y la comunicación.

La última etapa del proceso administrativo es el Control, esta es una función en la cual algunos autores sobre administración opinan que no puede estar separada de la Planeación. El control se define como la medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos (Kontz, et, al. 2012: 528).  El proceso de control básico, está conformado de tres pasos: 1) establecer estándares, 2) medir el desempeño contra los estándares, 3) corregir variaciones de los estándares y planes.

Referencias

koontz, H., Weihrich, H., & Cannice, M. (2012). Administración un perspectiva global. México: Mc Graw Hill.