Autor: María de Lourdes Sánchez Lezama
La organización la define Koontz et, al. (2012),
como la estructura formalizada e intencional de roles o posiciones. Para que un
rol exista y sea significativa para las personas debe incorporar: 1) objetivos
verificables, 2) Una idea clara de los principales deberes, o actividades
involucradas, 3) un área entendida de autoridad y responsabilidad del rol o
función, para que se sepa que se tiene que hacer.
En términos generales estos autores definen a la
organización como:
1. Identificación y clasificación de actividades
requeridas
2. Agrupamiento de las actividades necesarias para
alcanzar los objetivos
3. Asignación de cada grupo a un coordinador con la
autoridad necesaria para supervisarlo.
4. Arte de clasificar horizontal (en el mismo nivel
organizacional) y verticalmente (diferentes niveles organizacionales) la
estructura de la organización.
Terry citado por (Reyes, 2000: p.276) define a la
organización afirmando que es el arreglo de las funciones que se estiman
necesarias para lograr un objetivo, y una indicación de la autoridad y la
responsabilidad asignada a las personas que tienen a su cargo la ejecución de
las funciones respectivas .
Otra definición es la de Reyes (2000), en la cual la organización es la estructura de las relaciones que deben existir
entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y
humanos de un organismo social con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro
de los planes y objetivos fijados.
Importancia y tipos de Organización
La
Organización es importante, porque es la estructuración técnica de las
relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un organismo social, es fundamental para que
una institución pueda alcanzar sus objetivos.
Numerosos
autores de la administración han distinguido 2 tipos de organización la formal
e informal. Koontz, Weihrich y Canicce (2012) definen a la Organización
Formal como la estructura intencional de
papeles en una empresa organizada. No obstante la organización formal no
significa que hay algo relativamente inflexible. La organización formal debe
aporta un ambiente en el que desempeño de los trabajadores contribuye a las
metas de la empresa. Este tipo de organización debe ser flexible y dar cabida a
la discreción para aprovechar los talentos creativos, y para el reconocimiento
de los gustos y capacidades individuales.
La Organización
Informal, para estos autores es una red de relaciones interpersonales que
surgen cuando las personas se asocian entre sí. Las organizaciones informales
no aparecen en el cuadro de la organización y se caracteriza porque su
actividad colectiva no está orientada específicamente hacia objetivos definidos
del grupo.
Principios de la Organización
La
organización para Reyes (2000), tiene 5 principios básicos.
Principio de especialización: consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su
naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la ejecución
de las mismas.
“Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado una
actividad más limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, precisión y
destreza” (Reyes, 2000:282).
Principio de
Unidad de mando: un subordinado sólo deberá recibir
órdenes de un solo jefe.
“Para cada función
debe existir un solo mando” (Reyes, 2000: 283).
Principio del equilibrio de autoridad y
responsabilidad: la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la
autoridad y la responsabilidad.
“Debe precisar el grado de responsabilidad que corresponde
al jefe de cada nivel jerárquico, estableciendo al mismo tiempo la autoridad
correspondiente a aquella” (Reyes, 2000: 284).
Principio del equilibrio de Dirección–Control:
consiste en diseñar una estructura de tal forma que nos permita
coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma.
“A
cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles
adecuados para asegurar la unidad de mando” (Reyes, 2000: 284).
Principio de
la definición de puestos: se debe definir con claridad
el contenido de los puestos en relación a los objetivos de los mismos.
“Deben
definirse por escrito las actividades y responsabilidades que corresponden a
cada puesto, entendiendo por éste la unidad de trabajo impersonal específico” (Reyes,
2000: 285).
Funciones,
actividades, procesos, procedimientos, deberes, responsabilidades y autoridad
en la organización.
A continuación, se examinarán las
diferencias conceptuales y las interrelaciones que existen entre los términos
de: función, actividades, procesos, procedimientos y deberes, para poder identificarlos y
distinguirlos en la presente investigación.
Las funciones
forman la gestión innata de la empresa en general; representan los fines
esenciales y básicos que hay realizar para que la organización exista y
permanezca vigente. La Función se define como un agrupamiento de las
principales unidades de trabajo, es decir, la reunión lógica y armónica de las
actividades afines (Rodríguez, 2002:14). Las organizaciones sociales requieren
que se realice un conjunto de actividades principales.
Las actividades
se definen como la cantidad de trabajo específico que debe realizar una unidad
o una persona para que se puedan realizar funciones (Rodríguez, 2002:14). De
esta manera se puedan alcanzar los planes y objetivos de la empresa.
Alcalde (2010) define el
término proceso como una secuencia
de tareas o actividades interrelacionadas que tienen como fin producir un
determinado resultado (producto o servicio) a partir de unos elementos de
entrada y que se vale para ello de unos ciertos recursos.
Los procedimientos
son planes que establecen un método de manejo necesario para actividades
futuras. Son secuencias cronológicas de acciones requeridas; son guías para la
acción, más que para pensar, y detallan la manera precisa de cómo deben
realizarse (Koontz, et, al. 2012:110).
Las obligaciones o deberes se entienden
en términos como las actividades que debe cumplir una persona que ocupa un puesto
dentro de la estructura organizacional, (Rodríguez, 2002:15).
Las obligaciones caen sobre el empleado que debe obedecer órdenes o seguir
instrucciones. De ahí que la ejecución de un conjunto de tareas, labores y
trabajos sea la realización coordinada y armónica de las actividades y en
consecuencia, de las funciones.
Las responsabilidades
se relacionan con el flujo de autoridad, y el subordinado tiene la obligación
de cumplir con su responsabilidad y ejercer la autoridad en los términos de las
políticas fijadas. La responsabilidad es la obligación de responder de la
ejecución de los deberes asignados (Rodríguez, 2002:15).
La autoridad
se trata del derecho de mandar, de tomar decisiones y hacer que se cumplan.
En una organización se detecta la fuente de la autoridad desplazándose por los
niveles jerárquicos, partiendo de los niveles inferiores hasta llegar a la
unidad jerárquica máxima, la cual se conoce como autoridad formal y sólo puede
adquirir vigencia si es aceptada por todos los miembros de la empresa.
Referencias
Alcalde, P. (2010). Calidad.
Madrid, España.: Paraninfo.
koontz, H., Weihrich, H., & Cannice, M. (2012). Administración
un perspectiva global. México: Mc Graw Hill.
Reyes, A. (2000). Administración
Moderna. México: Limusa Noriega.
Rodríguez, J. (2002). Cómo usar y elaborar los manuales
administrativos. México: ECAFSA.
