Para que
tenga éxito nuestro negocio, debemos conocer y aplicar diferentes tipos de
herramientas que nos ayuden a mejorar nuestras prácticas y procedimientos, uno de
ellos son los manuales administrativos (físicos o digitales), que nos coadyuvan
a tener una organización sistemática y más aún cuando estamos iniciando con
nuestra empresa, esta herramienta es muy
útil para ayudar a tener una estandarización de nuestros procesos.
Un manual es un documento en el que se
encuentra de manera sistemática, las instrucciones, bases o procedimientos para
ejecutar una actividad. Según Rodríguez (2002:54) un manual es un instrumento
de control sobre la actuación del personal, pero también es algo más, ya que
ofrece la posibilidad de dar una información más definida a la estructura
organizacional de la empresa, que de esta manera pierde su carácter nebuloso y
abstracto, para convertirse en una serie de normas definidas.
Continolo
G. citado por Rodríguez (2002), plantea
que un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento
administrativo para las micro, pequeñas y medianas empresas (MiPyMEs). Se puede
comprobar esto si consideramos que, aun siendo unos simples puntos de llegada,
los manuales vienen a ser las rutas por las cuales opera todo el aparato
organizacional, es decir, es la manifestación concreta de una mentalidad
directiva orientada hacia la relación sistemática de las diversas funciones y
actividades.
Un manual
administrativo hace que las instrucciones sean definitivas, permite resolver
rápidamente las malas interpretaciones, muestra a cada uno de los empleados
cómo encaja su puesto en el total de la organización y les indica la manera en
que pueden contribuir tanto al logro de los objetivos de la empresa como al establecimiento
de buenas relaciones con los demás empleados. Esta información, así como las
instrucciones y descripción de procesos también llegara a los jefes a través
del manual. Más aún, esta herramienta facilita el entrenamiento del personal
recién llegado, ya que proporciona la información que necesita en forma
sistematizada (Rodríguez, 2002: 56).
Objetivos de los manuales administrativos
Los manuales administrativos constituyen un medio
eficaz para las organizaciones, como medios de comunicación de las decisiones
administrativas.
S Instruir al personal
acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas,
procedimientos, normas, etc.
S Precisar las funciones
y relaciones de cada departamento, para deslindar responsabilidades, evitar
duplicidad y detectar omisiones.
S Ayudar a la ejecución
correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad de
trabajo.
S Servir como medio de
integración y orientación al personal de nuevo ingreso, y facilitar su
incorporación a las distintas funciones operacionales.
S Proporcionar
información básica para la planeación e implantación de reformas
administrativas.
Clasificación de los manuales administrativos
Existen
diversos tipos de manuales, según sea su contenido o por función específica. A
continuación se muestra la clasificación de los manuales según Rodríguez
(2002).
Clasificación de
los manuales administrativos
|
|
Por su contenido
|
· De historia del
organismo
·
Organizacional
·
De políticas
·
De
procedimientos
·
De contenido
múltiple
·
De
adiestramiento
·
Técnicos
|
Por su función
específica
|
·
Producción
·
Compras
·
Ventas
·
Finanzas
·
Contabilidad
·
Crédito y
confianza
· Recursos Humanos
·
Generales
|
Estos
tipos de manuales, bien aplicados y desarrollados pueden conseguir mejores
resultados en tu organización, no dudes en implementarlos y medir su
efectividad.
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